Wybór nazwy spółki – jak nie polec na pierwszym zakręcie?

Pamiętam to jak dziś. Ekscytacja mieszała się z lekką paniką. Przede mną leżały dokumenty do założenia mojej pierwszej, wymarzonej spółki. Wszystko było gotowe, biznesplan dopięty na ostatni guzik, ale utknąłem na jednej, wydawałoby się, prostej rzeczy – nazwie. To coś więcej niż tylko słowo na fakturze. To wizytówka, obietnica, coś, co ludzie będą powtarzać, polecając (lub odradzając) twoje usługi. Presja jest ogromna, a dobry wybór nazwy spółki to fundament, na którym budujesz całą markę. Przeszedłem tę drogę, popełniłem kilka błędów i pomogłem wielu klientom uniknąć moich potknięć. Ten tekst to zbiór moich doświadczeń, a nie suchy, prawniczy bełkot.

Zderzenie z prawem: o co chodzi w tych wszystkich przepisach?

Zanim puścisz wodze fantazji, musimy zejść na ziemię. Urzędy i kodeksy mają swoje twarde zasady. Pierwszym i absolutnie kluczowym krokiem w procesie, jakim jest wybór nazwy spółki, jest zrozumienie tych prawnych ograniczeń. Prawo handlowe w Polsce jasno mówi, co musi, a czego nie może zawierać nazwa, czyli, mówiąc językiem prawników, firma przedsiębiorcy.

Najważniejsza rzecz, o której zapomina zaskakująco wiele osób, to obowiązkowy dopisek o formie prawnej. Bez tego ani rusz. Pytanie, czy nazwa spółki musi zawierać formę prawną, wraca jak bumerang, a odpowiedź jest jedna: tak, absolutnie tak. Dla spółki z o.o. musisz dodać „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” albo skrót „sp. z o.o.”. Dla akcyjnej – „spółka akcyjna” lub „S.A.”. To informuje każdego, z kim ma do czynienia i jaki jest zakres odpowiedzialności firmy. To jeden z podstawowych wymogów KRS i nie ma od tego odwołania.

Każdy typ spółki ma swoje małe dziwactwa. Spółka jawna musi mieć w nazwie nazwisko co najmniej jednego wspólnika. Komandytowa – nazwisko komplementariusza. Zanim zakochasz się w jakiejś nazwie, sprawdź dokładnie przepisy Kodeksu Spółek Handlowych dla twojego konkretnego przypadku.

Czy Twoja nazwa jest naprawdę Twoja? Sprawdzamy!

Miałem kiedyś klienta, który wymyślił genialną w swojej prostocie nazwę „Kreatywni” dla swojej agencji marketingowej. Był zachwycony. Do czasu. Kilka tygodni po starcie dostał pismo od kancelarii reprezentującej firmę „Kreatywni.pl sp. z o.o.”. Zaczęły się problemy, stracony czas i pieniądze. Można było tego uniknąć.

Twoja nazwa musi się „dostatecznie odróżniać” od innych. To gumowy przepis, ale sąd rejestrowy podchodzi do niego serio. Chodzi o to, żeby nie wprowadzać ludzi w błąd. Dlatego kluczowym elementem, zanim nastąpi ostateczny wybór nazwy spółki, jest porządny research. Musisz wiedzieć, gdzie sprawdzić dostępność nazwy spółki. Podstawowe miejsca to wyszukiwarka KRS dla spółek prawa handlowego oraz CEIDG dla jednoosobowych działalności. Przeklikaj je wzdłuż i wszerz. Sprawdź też bazę Urzędu Patentowego. Jeśli twoja nazwa będzie zbyt podobna do już istniejącej, sąd po prostu odrzuci wniosek. A w najgorszym wypadku, tak jak mój klient, narazisz się na roszczenia ze strony konkurencji.

Czerwone flagi, czyli tego pod żadnym pozorem nie rób

Są też pewne ograniczenia w nazwach spółek w Polsce, których trzeba przestrzegać. Nie możesz używać słów wulgarnych czy obraźliwych – to oczywiste. Ale nie możesz też wprowadzać w błąd. Nazwa „Najlepszy Bank Inwestycyjny sp. z o.o.”, jeśli nie masz licencji bankowej, odpada. Nazwa nie może też sugerować powiązań z instytucjami państwowymi bez zgody. Zapomnij o „Polskim Instytucie Technologii”, jeśli jesteś małym software housem. Użycie czyjegoś nazwiska? Tylko za jego pisemną zgodą. To niby drobiazgi, ale mogą zablokować cały proces rejestracji.

Nazwa spółki a znak towarowy – to nie jest to samo!

To błąd, który widzę non stop. Ludzie myślą, że rejestracja spółki w KRS automatycznie chroni ich markę. Nic bardziej mylnego. Nazwa spółki (czyli „firma”) identyfikuje podmiot prawny. Znak towarowy chroni oznaczenie Twoich produktów lub usług na rynku. To kolosalna różnica. Dobrze obrazuje to prosty dylemat: nazwa spółki a znak towarowy – co jest ważniejsze? Oba, ale pełnią inne funkcje.

Wyobraź sobie, że Twoja nazwa spółki to Twoje imię i nazwisko w dowodzie. A znak towarowy to Twój unikalny podpis, którym sygnujesz swoje dzieła. Ktoś może mieć takie samo imię i nazwisko, ale podpisu podrobić mu nie wolno. Rejestracja znaku towarowego w Urzędzie Patentowym RP (lub EUIPO dla ochrony w całej UE) to najlepszy sposób, by w pełni zabezpieczyć swoją markę. Daje ci to monopol na używanie tej nazwy w twojej branży. Jeśli więc zastanawiasz się, jak zastrzec nazwę spółki, to właśnie rejestracja znaku towarowego jest odpowiedzią. To inwestycja, która daje niesamowity spokój ducha i potężne narzędzie w walce z nieuczciwą konkurencją.

Gdy papiery są w porządku, czas na magię marketingu

Przebrnęliśmy przez prawniczy tor przeszkód. Teraz zaczyna się zabawa. Prawidłowy wybór nazwy spółki to w połowie sztuka, w połowie strategia. Nazwa to pierwszy kontakt klienta z Twoją firmą. Musi chwytać, intrygować i zapadać w pamięć.

Idealna nazwa jest prosta. Łatwa do wymówienia, zapisania i zapamiętania. Pamiętam, jak kiedyś na warsztatach kreatywnych jeden z zespołów wymyślił nazwę zbitą z trzech trudnych, obcojęzycznych słów. Brzmiało mądrze, ale nikt nie był w stanie tego powtórzyć po pięciu minutach. To przepis na porażkę. Ludzie muszą umieć wpisać twoją nazwę w Google bez literówek!

Nazwa musi też pasować do tego, co robisz. Powinna być spójna z Twoją misją i wizerunkiem. Jeśli sprzedajesz luksusowe meble, nazwa „Tani Kącik” raczej nie pomoże. A jeśli tworzysz innowacyjną technologię, nazwa w stylu „Januszex” może odstraszyć inwestorów. Ta spójność jest kluczowa.

Skąd wziąć pomysły, gdy w głowie hula wiatr?

Blokada twórcza? Znam to. Czasem najlepsze pomysły rodzą się w chaosie. Zorganizuj burzę mózgów. Zaproś znajomych, zespół, kogokolwiek z otwartą głową. Rzucajcie słowami kluczowymi, skojarzeniami, nawet najgłupszymi żartami. Czasem to właśnie z nich rodzą się prawdziwe perełki. Właśnie tak powstają najlepsze pomysły na nazwy spółek kreatywne.

Możesz iść w różne strony. Nazwy opisowe (np. „Warszawska Piekarnia Rzemieślnicza”) są bezpieczne, ale nudne. Sugestywne (jak „Amazon” – wielki jak rzeka) budują emocje. Abstrakcyjne (np. „Kodilla”) są unikalne, ale wymagają budowania znaczenia od zera. Akronimy (PZU, IBM) są dobre dla dużych graczy. Wybór odpowiedniego typu to ważna część strategii, która wpływa na cały proces, jakim jest wybór nazwy spółki.

A potem przychodzi dramat XXI wieku: dostępność domeny internetowej. Zakochałeś się w nazwie? Super. Ale sprawdź, czy domena .pl i .com jest wolna. Sprawdź, czy nazwa jest dostępna na Facebooku, Instagramie i LinkedInie. Nic tak nie boli, jak odkrycie, że twoja genialna nazwa jest już zajęta wszędzie w internecie. To absolutna podstawa przy analizie i ostatecznym wyborze nazwy spółki.

Narzędzia, które pomagają (ale nie myślą za Ciebie)

W sieci znajdziesz niejeden darmowy generator nazw spółek albo kreator nazw firm online. Czy warto? I tak, i nie. Traktuj je jako maszynki do losowania skojarzeń, a nie wyrocznię. Mogą podrzucić ciekawy kierunek, ale rzadko kiedy wyplują gotowy, idealny pomysł. To raczej punkt startowy do dalszej pracy.

Kiedy masz już swoją krótką listę 2-3 faworytów, zrób najważniejszą rzecz: przetestuj je. Zapytaj potencjalnych klientów, partnerów, a nawet ciocię na imieninach. Co im przychodzi do głowy, gdy słyszą tę nazwę? Czy łatwo ją zapamiętali? Feedback z zewnątrz jest bezcenny i może uchronić cię przed popełnieniem fatalnego błędu. A jeśli myślisz o rynkach zagranicznych, błagam, sprawdź, co twoja nazwa znaczy w innych językach. Unikniesz sytuacji, w której nazwa twojego produktu w Hiszpanii oznacza coś bardzo nieprzyzwoitego.

Kropka nad i: Rejestracja. A co jeśli trzeba zmienić?

OK, masz ją. Tę jedyną, idealną nazwę. Spełnia wymogi prawne, jest chwytliwa marketingowo, domena jest wolna. Co dalej? Nazwę zgłaszasz do KRS w ramach wniosku o rejestrację spółki. Sąd wszystko zweryfikuje i jeśli nie będzie żadnych „ale”, twoja spółka zostanie wpisana do rejestru z twoją wymarzoną nazwą.

A co jeśli po latach okaże się, że nazwa jest do bani albo firma wchodzi na nowy rynek i potrzebuje rebrandingu? Można ją zmienić, ale to spory kłopot. Zmiana nazwy spółki procedura wymaga uchwały wspólników, wizyty u notariusza, zmiany umowy spółki i ponownego zgłoszenia do KRS. Potem trzeba poinformować wszystkie urzędy, banki, kontrahentów. To logistyczny koszmar. Właśnie dlatego tak cholernie ważny jest dobry wybór nazwy spółki na samym początku.

Najczęstsze miny, na które wpadają początkujący

Podsumowując, jeśli chcesz uniknąć problemów, zapamiętaj kilka rzeczy. Po pierwsze, nie ignoruj prawa. Sprawdź dostępność nazwy w KRS i bazie znaków towarowych. To Twój święty obowiązek. Po drugie, nie myl nazwy spółki ze znakiem towarowym – jeśli myślisz o marce poważnie, zastrzeż ją. Po trzecie, myśl o ludziach. Wybierz nazwę, którą łatwo zapamiętać i wymówić. I na litość boską, sprawdź dostępność domeny i profili w mediach społecznościowych, zanim otworzysz szampana. Wybór nazwy spółki to maraton, nie sprint. Ale kiedy już dobiegniesz do mety z tą idealną nazwą, poczujesz, że twoja firma naprawdę zaczyna żyć.