Samochód w JDG: Moje boje z przepisami i jak sobie z tym poradziłem

Pamiętam to jak dziś. Ta ekscytacja, kiedy odbierałem kluczyki do pierwszego samochodu „na firmę”. Lśniący lakier, ten specyficzny zapach nowości i w głowie jedna, radosna myśl: „nareszcie, teraz wszystko pójdzie w koszty!”. No cóż, życie, a szczególnie polski urząd skarbowy, szybko zweryfikowało mój optymizm. Prawidłowe rozliczenie auta w jednoosobowej działalności okazało się być drogą przez mękę, a temat, który spędzał mi sen z powiek, to był właśnie samochód w JDG 2022. Zmiany w przepisach, zwłaszcza te związane z Polskim Ładem, namieszały tak, że nawet moja doświadczona księgowa łapała się za głowę. Jeśli czujesz się podobnie zagubiony w gąszczu tych regulacji, to dobrze trafiłeś. Postaram się opowiedzieć o tym po ludzku, na podstawie własnych i znajomych doświadczeń. Więcej oficjalnych informacji znajdziesz na stronie rządowego portalu, ale tutaj skupimy się na praktyce.

Auto firmowe, prywatne czy w leasingu? Pierwszy dylemat przedsiębiorcy

Zanim w ogóle zaczniesz myśleć o fakturach za paliwo, musisz podjąć kluczową decyzję. Jak w ogóle wprowadzić samochód do swojej firmy? Każda opcja ma swoje plusy i minusy, a jej wybór rzutuje na całą resztę rozliczeń. Prawidłowe podejście do tematu samochód w JDG 2022 wymagało zrozumienia tych podstawowych różnic.

Możesz oczywiście wrzucić auto na środki trwałe firmy. Wtedy staje się ono oficjalnie majątkiem twojej działalności, a jego wartość powoli odpisujesz w kosztach przez amortyzację. Brzmi prosto, ale wiąże się to z pewnymi formalnościami, jak wprowadzenie do ewidencji.

Druga opcja to wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Kiedyś była to domena osławionej „kilometrówki”, dzisiaj zasady są inne. To dobre rozwiązanie na start, gdy nie chcesz od razu angażować dużych środków, ale możliwości odliczeń są, delikatnie mówiąc, mizerne. Zapomnij o amortyzacji czy wrzucaniu w koszty rat leasingowych. Tu odliczysz tylko mały kawałek wydatków na jeżdżenie.

No i jest on, król polskich firm – leasing. A obok niego najem długoterminowy. To chyba najpopularniejsza forma, bo nie zamrażasz gotówki, a miesięczne raty po prostu księgujesz. Samochód formalnie nie jest twój, należy do firmy leasingowej, co ma swoje konsekwencje, o których pogadamy później. Zrozumienie, jak wyglądał leasing samochodu w JDG 2022 zmiany to absolutna podstawa, by nie wpaść na minę.

Ile tak naprawdę odliczysz od podatku? O kosztach bez owijania w bawełnę

Przejdźmy do mięsa, czyli do kosztów uzyskania przychodu. To tutaj większość z nas popełnia błędy. Myślisz, że skoro auto jeździ na firmę, to każda złotówka wydana na paliwo, myjnię czy opony obniży twój podatek? Błąd. Zwłaszcza jeśli chodzi o samochód osobowy w JDG 2022 jak rozliczyć go poprawnie, to była sztuka.

Standardowo, jeśli używasz samochodu i do celów firmowych, i prywatnie (a bądźmy szczerzy, prawie każdy tak robi), to możesz zaliczyć w koszty tylko 75% wydatków eksploatacyjnych. Pamiętam moje zdziwienie, gdy przyniosłem księgowej całą teczkę faktur za paliwo, a ona z uśmiechem powiedziała: „super, to z tego odliczymy trzy czwarte”. Ta zasada dotyczy paliwa, serwisów, części, a nawet ubezpieczenia AC. Po prostu państwo zakłada, że jedną czwartą wyjeżdżasz na wakacje i po zakupy.

Chcesz odliczać 100%? Teoretycznie można. Ale to droga dla masochistów. Musisz udowodnić urzędowi, że auto służy WYŁĄCZNIE do celów firmowych. Oznacza to prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu, czyli kilometrówki dla VAT, napisanie regulaminu użytkowania auta w firmie i zgłoszenie tego na druku VAT-26. Mój znajomy próbował. Wytrzymał dwa miesiące. Ciągłe zapisywanie każdej trasy, celu wyjazdu, stanu licznika… zrezygnował, bo więcej czasu spędzał z długopisem niż za kółkiem. Zastanów się, czy Twój czas nie jest więcej wart.

A jest jeszcze amortyzacja. Jeśli kupiłeś auto na firmę, jego koszt rozliczasz przez odpisy amortyzacyjne. I tu pojawia się kolejny limit, ten słynny próg 150 tys. zł dla aut spalinowych i hybrydowych (dla elektryków jest wyższy, 225 tys. zł). Jeśli kupisz droższe auto, to nadwyżka ponad ten limit po prostu przepada – nie będzie twoim kosztem. Ten limit kosztów samochodu w JDG 2022 był dla wielu bolesnym zderzeniem z rzeczywistością. A ogólne zasady odliczania wydatków firmowych to temat-rzeka, o czym możesz poczytać więcej w artykule o kosztach i VAT w firmie.

VAT, czyli wieczna zagwozdka przedsiębiorcy

Skoro jesteśmy przy podatkach, to nie można zapomnieć o VAT. Tutaj zasady są lustrzanym odbiciem tych z podatku dochodowego. Jak wyglądało VAT od samochodu w JDG 2022 odliczenie? Ano, podobnie skomplikowanie.

Jeśli używasz auta w trybie mieszanym, odliczasz tylko 50% VAT z faktur za zakup, rat leasingowych i wszystkich wydatków eksploatacyjnych. To standardowa i najbezpieczniejsza opcja. Nie wymaga żadnej dodatkowej papierologii. Co ważne, te 50% VAT, którego nie odliczyłeś, nie przepada całkowicie. Zwiększa ono kwotę netto wydatku, od której potem liczysz te 75% kosztu w PIT. Skomplikowane? Tak. Witamy w polskim systemie podatkowym.

A co z odliczeniem 100% VAT? Znowu, jest to możliwe. Ale warunki są identyczne jak przy kosztach – auto musi być wykorzystywane wyłącznie służbowo. A to oznacza, że wraca koszmar kilometrówki i zgłoszenia VAT-26. Musisz to zgłosić w ciągu 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku, inaczej przepadło. To naprawdę opcja dla bardzo zdeterminowanych albo dla firm, gdzie auto faktycznie stoi na parkingu po godzinach pracy i nikt go nie dotyka. Znam niewiele takich przypadków w JDG. Pełne odliczenie bez tych ceregieli przysługuje za to przy autach ciężarowych, co sprawiało, że samochód ciężarowy w JDG 2022 zasady były o wiele prostsze.

Leasing i Polski Ład – jak zabito złotą kurę optymalizacji

Leasing operacyjny przez lata był dla przedsiębiorców jak święty Graal. Proste zasady, przewidywalne koszty. Bierzesz auto, płacisz miesięczne raty, wrzucasz je w koszty (oczywiście z limitem 150 tys. zł wartości auta), a na koniec wykupujesz za symboliczny 1% wartości. Potem sprzedawałeś taki samochód jako osoba prywatna po pół roku i cała kwota trafiała do twojej kieszeni, bez podatku. To była piękna i legalna optymalizacja.

Była. Bo wtedy wszedł on. Cały na biało. Polski Ład. I zepsuł całą zabawę. Te nowe przepisy samochód w JDG 2022 a Polski Ład wywróciły stolik. Zmieniono zasady gry w trakcie jej trwania.

Najważniejsza zmiana dotyczyła właśnie sprzedaży auta po wykupie z leasingu. Teraz, jeśli wykupisz samochód na cele prywatne i sprzedasz go przed upływem 6 lat od tego wykupu, musisz zapłacić podatek dochodowy od tej transakcji. To kompletnie zmieniło kalkulację opłacalności całego przedsięwzięcia. Pamiętam te gorące dyskusje na forach pod koniec 2021 roku, ludzie dzwonili do firm leasingowych, żeby przyspieszyć procedury i zdążyć z wykupem na starych zasadach. Decyzja o tym, czy wykup samochodu z leasingu w JDG 2022 robić na firmę czy prywatnie, stała się strategiczną łamigłówką. Dlatego też warto rozważyć różne opcje finansowania, zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz, o czym więcej piszemy w poradniku o leasingu dla nowej firmy.

A jak wygląda rozliczanie samochód prywatny w JDG 2022 koszty? Tutaj też się pozmieniało. Nie ma już kilometrówki do celów PIT. Zamiast tego możesz wrzucić w koszty 20% poniesionych wydatków na eksploatację. Mało, ale zawsze coś. Lepszy rydz niż nic, jak to mówią.

Praktyka i dokumenty, czyli jak nie narobić sobie kłopotów

Cała ta teoria jest nic nie warta, jeśli nie będziesz miał porządku w papierach. Urzędy lubią się do tego przyczepić, oj lubią. Podstawa to faktury, zawsze na dane firmy. Pilnuj tego jak oka w głowie, zwłaszcza na stacjach benzynowych. Upewnij się, że na paragonie jest twój NIP – wtedy może on być traktowany jak faktura uproszczona.

Jeśli jednak zdecydowałeś się na heroiczną walkę o 100% odliczeń, to kilometrówka w JDG 2022 musi być prowadzona wzorowo. Każdy przejazd, data, cel, liczba kilometrów. To twoja tarcza podczas ewentualnej kontroli. Bez tego ani rusz. Zastanów się też, czy cała ta buchalteria nie wpłynie na wybór formy opodatkowania działalności. Czasem prostsze rozwiązania podatkowe pozwalają zaoszczędzić więcej nerwów niż pieniędzy.

Błędy w rozliczeniach mogą być kosztowne. Zakwestionowanie kosztów, konieczność zapłaty zaległego podatku z odsetkami, a w skrajnych przypadkach nawet kary skarbowe. Dlatego jeśli nie czujesz się w tym temacie pewnie, nie oszczędzaj na dobrej księgowej lub doradcy podatkowym. To inwestycja, która naprawdę się zwraca. A jeśli chcesz mieć pewność co do oficjalnych wytycznych, zawsze możesz zajrzeć na portal dla przedsiębiorców. Rozliczanie samochód w JDG 2022 było wyzwaniem, ale mam nadzieję, że po tym tekście jest dla Ciebie choć trochę jaśniejsze. Trzymaj się!