Mój sposób na księgowość online. Jaki program wybrać, żeby nie zwariować?

Pamiętam te czasy… stosy papierów, pęczniejące segregatory i ten wieczny zapach tonera o poranku. Kiedy zakładałem swoją pierwszą firmę, byłem przekonany, że dam radę sam z księgowością. Co to jest, parę faktur w miesiącu? Szybko okazało się, że to koszmar. Godziny spędzone nad tabelkami w Excelu, strach przed pomyłką w ZUS-ie czy podatkach. To było jakieś 10 lat temu. Przejście na program do księgowości online było dla mnie jak odkrycie Ameryki. Serio. Nagle wszystko stało się prostsze, szybsze i… o dziwo, tańsze. Jeśli stoisz przed dylematem jaki program do księgowości online wybrać, ten tekst jest dla ciebie. To nie będzie kolejny suchy ranking, a raczej zbiór moich doświadczeń i przemyśleń po latach testowania różnych rozwiązań.

Papier vs Chmura – czy naprawdę jest się nad czym zastanawiać?

Wiem, że niektórzy wciąż tkwią w okopach tradycyjnej księgowości. Może z przyzwyczajenia, może ze strachu przed nowym. Ale pozwól, że opowiem ci, co mi dało przejście do chmury.

Pierwsza i najważniejsza sprawa: czas. Zamiast ręcznie klepać każdą fakturę kosztową w KPiR, po prostu robię jej zdjęcie telefonem, a system sam odczytuje dane. OCR to magia. Dla mnie to był szok. Nagle odzyskałem kilka, jak nie kilkanaście, godzin w miesiącu które mogłem poświęcić na rozmowy z klientami, a nie na walkę z papierami. Czas to pieniądz, a dobry program do księgowości online to prawdziwa maszyna do jego oszczędzania.

A co z przepisami, które zmieniają się co chwila? JPK, teraz KSeF… Masakra. Dobry program do księgowości online pilnuje tego za ciebie. Aktualizacje są w cenie, więc nie musisz się martwić że przeoczysz jakąś ważną zmianę. Twoje dane są też bezpieczniejsze w chmurze niż w segregatorze w biurze serio. Serwery są szyfrowane, kopie zapasowe robią się same. Spokojna głowa.

Kiedyś byłem na wakacjach i nagle dzwoni klient, że pilnie potrzebuje faktury. Panika! Na szczęście miałem apkę w telefonie. Wystawiłem dokument w 2 minuty, leżąc na plaży. Tego nie da się przecenić. Dostęp do finansów firmy z każdego miejsca na ziemi to po prostu wolność. I wreszcie kasa. Może się wydawać, że subskrypcja to kolejny wydatek. Ale policz, ile kosztuje twój czas albo pomyłka, która skończy się karą z urzędu. Inwestycja w oprogramowanie zwraca się błyskawicznie, zwłaszcza, gdy weźmiesz pod uwagę, ile korzyści podatkowych możesz zyskać, wrzucając takie opłaty w koszty.

No dobra, ale jak się w tym wszystkim połapać?

Wybór pierwszego programu to jak wybór pierwszego samochodu. Ekscytacja miesza się z przerażeniem. Bo co, jeśli wybiorę źle? Spokojnie. Zanim rzucisz się na pierwszy z brzegu darmowy program do księgowości online dla JDG, usiądź na chwilę i pomyśl. Czego tak naprawdę potrzebujesz?

Jesteś freelancerem i wystawiasz 5 faktur miesięcznie? Czy może prowadzisz mały sklep internetowy i potrzebujesz integracji z magazynem? To kluczowe pytanie, bo nie ma jednego idealnego rozwiązania dla wszystkich. Pamiętam, jak sam na początku, gdy dopiero myślałem jak założyć firmę, wziąłem program, który polecił mi kolega. Tyle że on miał firmę usługową, a ja handlową. Totalnie się to nie sprawdziło. On nie potrzebował magazynu, dla mnie to była podstawa.

Potem przeanalizuj funkcje. Czy wystarczy ci samo fakturowanie? Czy potrzebujesz prowadzenia KPiR? A może obsługi ryczałtu? Zwróć uwagę na integracje – z bankiem, z Allegro, z systemami płatności. To są te małe rzeczy które potem oszczędzają masę czasu. Zastanów się, czy bardziej opłaca Ci się VAT czy ryczałt, a potem szukaj narzędzia, które to sprawnie obsłuży.

Cena jest ważna, jasne. Ale nie patrz tylko na najniższą kwotę. Sprawdź, co dokładnie jest w pakiecie. Czasami tani program do księgowości online opinie ma dobre, ale potem okazuje się, że za każdą dodatkową funkcję trzeba dopłacać i końcowa kwota jest wyższa niż w droższym pakiecie 'all inclusive’. Przerabiałem to na własnej skórze.

I ostatnia, ale mega ważna rzecz – jak się w tym poruszać? Interfejs musi być prosty i logiczny. Jeśli po 15 minutach w wersji demo dalej nie wiesz, jak wystawić fakturę, to uciekaj. Sprawdź też, jak działa support. Kiedyś miałem problem z wysyłką JPK o 23:00 w ostatnim dniu terminu. Szybka odpowiedź na czacie uratowała mi życie. I nerwy.

Mój subiektywny ranking programów do księgowości online. Co testowałem i co polecam?

Dobra, koniec teorii. Czas na mięso. Poniżej moje subiektywne porównanie programów do księgowości online 2024, z których korzystałem ja lub moi znajomi przedsiębiorcy. Traktuj to jako inspirację, a nie wyrocznię.

• inFakt: Zaczynałem od inFaktu i mam do niego duży sentyment. To chyba najpopularniejszy program do księgowości online dla jednoosobowej działalności. Jest super prosty, a aplikacja mobilna naprawdę daje radę. Jeśli jesteś na JDG, wystawiasz faktury i prowadzisz KPiR, to jest to strzał w dziesiątkę. Mają też opcję opieki księgowej, co na start jest zbawienne. Minus? Dla mnie z czasem zabrakło bardziej zaawansowanych opcji magazynowych.
• Fakturownia: Kiedy mój biznes się rozrósł i zacząłem sprzedawać produkty fizyczne, przesiadłem się na Fakturownię. Jak sama nazwa wskazuje, wymiatają jeśli chodzi o fakturowanie. Wszystkie możliwe rodzaje, waluty, języki. Do tego mają całkiem przyzwoity, choć prosty, moduł magazynowy. Jeśli prowadzisz e-commerce albo po prostu masz dużo różnych faktur, to warto ich sprawdzić. To świetny program do księgowości online z fakturami i magazynem.
• Księgowość w banku (mBank, ING): Sam nie korzystałem, ale znajomy, który jest grafikiem, bardzo sobie chwalił księgowość w mBanku. Super wygodne, bo wszystko masz w jednym miejscu – konto firmowe i księgowość. Integracja z bankiem jest oczywiście idealna. To dobre rozwiązanie dla naprawdę małych firm i freelancerów, którzy potrzebują czegoś prostego do ogarnięcia podstaw. Zazwyczaj jest to jednak dość okrojona funkcjonalność i to nie jest najlepszy program do księgowości online dla małych firm, które planują się rozwijać.
• Comarch ERP XT / Optima Online: To już jest inna liga. Comarch to kombajn. Jeśli twoja firma rośnie, zatrudniasz ludzi masz duży magazyn, potrzebujesz CRM-a i pełnej księgowości – to jest kierunek dla ciebie. To już nie jest prosty program do księgowości online, a mały system ERP. Wdrożenie wymaga więcej czasu, a cena jest wyższa, ale możliwości są ogromne.
• iFirma / SuperKsięgowa: To solidni gracze na rynku, często porównywani do inFaktu. Oferują kompleksowe pakiety, często z możliwością konsultacji z księgowymi. Warto sprawdzić ich darmowe okresy próbne i po prostu przeklikać, który interfejs bardziej ci 'leży’. Czasem to kwestia gustu, a dobry program do księgowości online to taki, z którego po prostu lubisz korzystać.

A może coś za darmo? Pułapki darmowych programów

Wiem, że na początku każdej złotówki się pilnuje i dobrze jest znać koszty prowadzenia firmy. Dlatego darmowy program do księgowości online dla JDG brzmi jak marzenie. I czasem jest to dobre rozwiązanie! Jeśli dopiero startujesz, wystawiasz dosłownie kilka faktur w miesiącu i jesteś na ryczałcie, to może wystarczyć. Ale trzeba być świadomym ograniczeń. Zazwyczaj jest limit dokumentów, brak integracji, a o wsparciu technicznym można zapomnieć. To trochę jak jazda na rowerze z jednym pedałem – da się, ale na dłuższą metę jest to męczące. Moja rada: potraktuj darmowy program jako wersję demo, a gdy tylko firma złapie wiatr w żagle, zainwestuj te kilkadziesiąt złotych miesięcznie w pełną wersję. Spokój ducha jest bezcenny.

Wybrałem program. I co dalej?

Ok, decyzja podjęta. Co teraz? Po pierwsze, bez paniki. Migracja danych z innego systemu czy nawet z Excela jest zazwyczaj prosta, większość programów ma do tego importy. Po drugie, poświęć godzinę na konfigurację. Wpisz dane firmy, numery kont, stawki podatkowe, które możesz obliczyć w kalkulatorze podatku dochodowego, ustaw logo na fakturach. Po trzecie, zintegruj go ze swoim bankiem. To game changer, serio. Automatyczne pobieranie wyciągów i parowanie płatności to jedna z najlepszych funkcji, jakie oferuje program do księgowości online. A jeśli gdzieś utkniesz – nie bój się pisać do supportu. Po to są. Pamiętaj też, że integracja z KSeF niedługo będzie obowiązkowa, więc upewnij się, że Twoje narzędzie jest na to gotowe.

Moje ostatnie słowo

Wybór programu do księgowości online to jedna z ważniejszych decyzji na początku biznesowej drogi. To nie jest tylko narzędzie do wystawiania faktur. To centrum dowodzenia finansami twojej firmy. To narzędzie, które ma ci oszczędzać czas, nerwy i pieniądze.

Dlatego nie podejmuj tej decyzji pochopnie.

Zrób sobie kawę, przejrzyj ten mój subiektywny ranking narzędzi, załóż kilka kont testowych. Przeklikaj, zobacz co ci pasuje. Jeśli jesteś freelancerem, prawdopodobnie wystarczy ci prosty program do księgowości online. Jeśli prowadzisz sklep, szukaj czegoś z magazynem. Pamiętaj, że to inwestycja. Te 50 czy 100 złotych miesięcznie to nic w porównaniu z godzinami, które zaoszczędzisz, albo karą, której unikniesz. Ja już nigdy nie wrócę do segregatorów i Excela. I tobie też tego życzę.