Chcesz założyć firmę szkoleniową? Opowiem Ci, jak to wyglądało u mnie

Pamiętam ten moment, jak dziś. Siedziałem w nudnej korporacji na kolejnym bezsensownym spotkaniu i myślałem sobie: „Przecież ja potrafię tłumaczyć te rzeczy lepiej niż ten gość w garniturze”. To była ta iskra. Pomysł, żeby rzucić to wszystko i założyć firmę szkoleniową. Brzmiało jak szaleństwo, ale też jak najwspanialsza przygoda. Jeśli czujesz coś podobnego, to ten tekst jest dla Ciebie. Nie jest to sucha instrukcja z urzędu. To zbiór moich doświadczeń, potknięć i lekcji, które odebrałem, ucząc się na własnych błędach. Przejdziemy przez to razem, krok po kroku, a ja postaram się oszczędzić Ci przynajmniej kilku nieprzespanych nocy. Pamiętaj jednak, że to moje doświadczenia, zawsze warto pewne sprawy, zwłaszcza podatkowe i prawne, skonsultować z kimś, kto się na tym zna na co dzień. Chociaż jeśli chcesz zobaczyć ogólny zarys, jak wygląda zakładanie firmy w Polsce, to też jest dobre miejsce na start.

Zanim rzucisz się w wir papierkowej roboty – chwila na strategię

Wiem, że chcesz już działać, rejestrować firmę, projektować logo. Stop! To najczęstszy błąd. Zanim zrobisz cokolwiek, musisz wiedzieć, DOKĄD idziesz. Bez dobrego planu, Twoja energia rozejdzie się w stu różnych kierunkach.

Na początku myślałem, że będę uczył wszystkiego po trochu – trochę marketingu, trochę zarządzania, może jakieś szkolenia z Excela. Szybko zrozumiałem, że to droga donikąd. Byłem „specjalistą od wszystkiego”, czyli od niczego. Musisz znaleźć swoją niszę. Zastanów się, w czym jesteś naprawdę dobry? Co Cię pasjonuje? A potem sprawdź, czy ludzie chcą za to płacić. Podglądaj konkurencję, zobacz, czego im brakuje. Może nikt nie robi szkoleń z negocjacji dla branży IT? Albo szkoleń z wystąpień publicznych dla lekarzy? Twoja unikalna oferta to Twój bilet do sukcesu. Musisz wiedzieć, czy celujesz w klienta indywidualnego, czy może chcesz oferować specjalistyczne szkolenia dla firm. To kompletnie dwa różne światy.

Kolejny krok to biznesplan. Wiem, brzmi strasznie nudno. Mój pierwszy biznesplan to była czysta fantazja. Przychody z kosmosu, koszty zaniżone o połowę. Ale to właśnie praca nad nim sprowadziła mnie na ziemię. Zmusiła do policzenia, ile tak naprawdę kosztuje założenie firmy szkoleniowej w Polsce i kiedy mogę liczyć na pierwsze zyski. To brutalne zderzenie z rzeczywistością, ale niezbędne. Bez tego nie masz szans, by na poważnie założyć firmę szkoleniową. W internecie znajdziesz niejeden biznesplan firmy szkoleniowej jako przykład, ale potraktuj go tylko jako inspirację. Twoje cyfry będą inne.

Przedzieranie się przez dżunglę formalności

Gdy masz już plan, czas na urzędy. Głęboki wdech, to nie jest tak straszne, jak malują. No, prawie.

Pierwsza decyzja: jaka forma prawna dla firmy szkoleniowej? Wahałem się między jednoosobową działalnością (JDG) a spółką z o.o. Wszyscy straszyli mnie odpowiedzialnością majątkową w JDG, ale szczerze? Na start, prostota wygrała. Założenie firmy online przez CEIDG zajęło mi może z godzinę. Spółka to już wyższe koszty i więcej biurokracji. Jeśli zaczynasz sam i nie planujesz od razu milionowych inwestycji, JDG jest serio dobrym wyborem. Pamiętaj tylko, że wybór formy prawnej wpłynie na to, jaka będzie dla Ciebie najlepsza forma opodatkowania.

Potem wybór kodów PKD. Czułem się, jakbym wybierał supermoce dla mojej firmy. Dla nas, szkoleniowców, najważniejszy kod to 85.59.B – „Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane”. Warto też dorzucić 85.60.Z, czyli „Działalność wspomagająca edukację”. Lepiej wpisać więcej kodów na zapas, niż potem je dopisywać. Rejestrując firmę w CEIDG, NIP i REGON dostajesz z automatu. Proste. Gdybym wybrał spółkę, czekałby mnie Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), a to już inna bajka. Chęć, aby założyć firmę szkoleniową, musi być silniejsza niż strach przed papierologią.

A potem RODO… Nie powiem, ile nocy zarwałem, żeby to wszystko ogarnąć. Jako firma szkoleniowa przetwarzasz dane uczestników, więc musisz mieć politykę prywatności, odpowiednie zgody i regulaminy. Nikt tego nie lubi, ale lepiej to zrobić od razu, niż potem płacić kary. Na ogół nie są potrzebne żadne specjalne zgody na prowadzenie firmy szkoleniowej, chyba że celujesz w zlecenia z urzędu pracy. Wtedy czeka cię wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS). To kluczowe, jeśli chcesz, by Twoja firma szkoleniowa mogła realizować szkolenia dla bezrobotnych.

Skąd wziąć na to pieniądze? O kosztach i wsparciu

Myślisz, że wystarczy laptop i rzutnik? Ha! Dolicz jeszcze koszt dobrej kawy i ciastek dla uczestników – to serio ważne. Moja pierwsza kalkulacja kosztów była śmiesznie niska. Zapomniałem o ZUS-ie, księgowej, wynajmie sali, materiałach, marketingu… Lista jest długa. Zrób dokładny kosztorys, a potem dodaj do niego jeszcze 20% na „nieprzewidziane wydatki”. Zawsze się pojawiają.

Ja na szczęście nie musiałem polegać tylko na oszczędnościach. Polowałem na dofinansowanie na otwarcie firmy szkoleniowej z Urzędu Pracy jak lew. Papirologia była straszna, wniosek pisałem tygodniami, ale te kilkanaście tysięcy na start dało mi niesamowity oddech. Kupiłem za to porządny sprzęt, opłaciłem reklamę i mogłem spać spokojniej przez pierwsze miesiące. Warto sprawdzać takie możliwości, bo to ogromna pomoc, gdy chcesz założyć firmę szkoleniową i nie martwić się o każdy grosz.

Cztery ściany i ludzie, czyli gdzie i z kim pracować

Aby założyć firmę szkoleniową, która działa, potrzebujesz miejsca i ludzi. Zaczynałem od wynajmowania sal konferencyjnych na godziny. To był logistyczny koszmar. Ciągłe telefony, sprawdzanie terminów, wożenie sprzętu w te i z powrotem. Dziś, po pandemii, mnóstwo rzeczy robię online i to jest absolutny game changer. Mimo wszystko, kontakt na żywo jest niezastąpiony, więc warto mieć dostęp do jakiejś fizycznej przestrzeni, nawet jeśli to tylko przestrzeń co-workingowa.

A ludzie? To serce twojej firmy. Możesz mieć najlepszy sprzęt i najpiękniejszą salę, ale jak trener jest nudny, to leżysz. Zatrudniłem kiedyś gościa z fantastycznym CV, który usypiał ludzi po 15 minutach. Bolesna, ale cenna lekcja. Szukaj pasjonatów, praktyków, ludzi z charyzmą. To oni budują Twoją markę. Forma współpracy? Różna – umowa o pracę, B2B, umowa o dzieło. Ważne, żeby była uczciwa dla obu stron. To właśnie twój zespół sprawi, że założyć firmę szkoleniową to będzie początek sukcesu, a nie porażki.

Te wszystkie papierki, które budują zaufanie

W tej branży zaufanie to waluta. A nic tak nie buduje zaufania w oczach klientów korporacyjnych jak certyfikaty i akredytacje.

Wspomniany już wpis do RIS to podstawa, jeśli myślisz o współpracy z urzędami. W innych przypadkach nie jest obowiązkowy, ale powiem Ci, że jak już go masz, to inaczej na Ciebie patrzą. Taki mały znaczek, a robi różnicę. Poza tym istnieją też inne certyfikaty, jak SUS 2.0 czy ISO. Brzmią dumnie, ale też kosztują. Na początku zastanów się, czy Twój klient w ogóle wie, co to jest. Czasem lepsze jest portfolio zadowolonych klientów i dobre opinie. One mówią więcej niż jakikolwiek certyfikat. Ale jeśli chcesz założyć firmę szkoleniową z myślą o dużych przetargach, to prędzej czy później będziesz musiał o tym pomyśleć.

Jak sprawić, żeby ludzie chcieli ci płacić za wiedzę

Masz już firmę, ofertę i trenerów. Super. Teraz jak pozyskać pierwszych klientów dla firmy szkoleniowej? Na początku wydałem kupę kasy na reklamę w lokalnej gazecie. Zgłosiła się jedna osoba. JEDNA. Wtedy zrozumiałem, że muszę się nauczyć marketingu internetowego. Profesjonalna strona www to absolutna podstawa. Do tego media społecznościowe, zwłaszcza LinkedIn. Pisz artykuły, dziel się wiedzą za darmo, pokazuj, że jesteś ekspertem. To działa o wiele lepiej niż nachalna reklama. To, jak promować firmę szkoleniową, to temat rzeka, ale content marketing to zawsze dobry kierunek. Inwestycja w profesjonalne logo i spójną identyfikację wizualną też się zwraca.

A sprzedaż? Nie wciskaj ludziom szkoleń na siłę. Słuchaj ich problemów i proponuj rozwiązania. Buduj relacje. I najważniejsze – zbieraj feedback. Bałem się ankiet po szkoleniach. A co, jeśli napiszą, że było beznadziejnie? Ale to najlepsze źródło wiedzy o tym, co robisz źle. I dobrze. Każda opinia, nawet krytyczna, to prezent.

Codzienna orka, czyli zarządzanie, gdy już ruszysz

Udało Ci się założyć firmę szkoleniową, gratulacje! Ale to dopiero początek. Teraz zaczyna się codzienna praca.

Księgowość i rozliczenia. Moja rada? Znajdź dobrą księgową. Ona jest Twoją najlepszą przyjaciółką. Serio. Nie próbuj sam ogarniać ZUS-u i podatków, bo zwariujesz. Ja próbowałem. Przez dwa miesiące. Nigdy więcej. To ona podpowie Ci, jak rozliczać firmę szkoleniową i czy opłaca Ci się być VAT-owcem. Koszt biura rachunkowego to najlepiej wydane pieniądze w miesiącu. Walka z wysokością składek ZUS to i tak wystarczające wyzwanie.

I na koniec – nigdy nie przestawaj się rozwijać. Rynek pędzi, a ty musisz razem z nim. Pojawiają się nowe narzędzia, nowe metodyki, zmieniają się potrzeby klientów. Chodzę na kursy, czytam, podpatruję konkurencję. To nie jest biznes, w którym można spocząć na laurach. Jeśli chcesz, by Twoja firma szkoleniowa była na topie, sam musisz być wiecznym uczniem.

Czy było warto?

Prowadzenie firmy szkoleniowej to rollercoaster. Są dni, kiedy masz ochotę wszystko rzucić. Ale są też takie, kiedy dostajesz maila od uczestnika, który pisze, że Twoje szkolenie zmieniło jego życie zawodowe. I dla tych chwil warto. Każdego dnia. To niesamowite uczucie, widzieć, jak ludzie dzięki tobie się rozwijają. Jeśli masz pasję do dzielenia się wiedzą, to nie czekaj. Po prostu zacznij. Z odpowiednim przygotowaniem możesz założyć firmę szkoleniową, która odniesie sukces. Mam nadzieję, że moja historia choć trochę Ci w tym pomoże.