Jak nie zbankrutować prowadząc salon beauty? O kosztach i VAT-ie po ludzku.

Pamiętam to jak dziś. Pierwszy dzień we własnym, wymarzonym gabinecie kosmetycznym. Unosił się zapach nowości, świeżości i… lekkiej paniki. W głowie miałam wizje idealnych makijaży, zadowolonych klientek i grafiku pękającego w szwach. Ostatnią rzeczą, o której myślałam, były jakieś tam faktury, koszty i podatki. Moje pierwsze spotkanie z księgową brutalnie sprowadziło mnie na ziemię. Zderzyłam się ze ścianą niezrozumiałych terminów: KUP, VAT naliczony, amortyzacja, ryczałt. Czułam się, jakbym słuchała obcego języka. A w głowie kołatało mi się w kółko jedno, fundamentalne pytanie: ile można odliczyć kupując na firmę, żeby na koniec miesiąca nie dokładać do interesu?

Ten artykuł jest dla wszystkich dziewczyn takich jak ja wtedy – pełnych pasji, ale trochę zagubionych w świecie finansów. Przeszłam tę drogę, popełniłam chyba wszystkie możliwe błędy i chcę się z Wami podzielić tym, co wiem. Bo zrozumienie, jak zarządzać finansami i jakie wydatki można wrzucić w koszty, to absolutna podstawa, żeby nasz biznes nie tylko przetrwał, ale i pięknie się rozwijał. To wiedza o tym, ile można odliczyć kupując na firmę, decyduje, czy na koniec roku uśmiechniesz się na widok PIT-u, czy zapłaczesz. Więcej oficjalnych informacji znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów, ale tutaj pogadamy jak człowiek z człowiekiem.

Papiery, faktury i inne potwory, czyli jak to ogarnąć na starcie?

Na początku stos faktur do ogarnięcia wydawał mi się przerażający. Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), z którą startuje większość z nas, to taki trochę pamiętnik finansowy firmy. Musisz w nim zapisywać wszystko co zarobisz i wszystko co wydasz. Kluczem jest dyscyplina. Każdy, absolutnie każdy wydatek firmowy musi mieć swoje potwierdzenie – najlepiej fakturę VAT na dane Twojej firmy. Pamiętam, jak kiedyś zgubiłam fakturę za ważny zakup i przez tydzień spać nie mogłam z nerwów.

Serio, zbieraj wszystko. Nawet najmniejszy paragon może okazać się ważny. Pytanie, jakie faktury potrzebuję do odliczenia kosztów w mojej firmie beauty?, jest jednym z pierwszych, jakie powinnaś sobie zadać. Odpowiedź jest prosta: wszystkie, które dokumentują wydatek poniesiony w celu zarobienia pieniędzy. Bez tego ani rusz. Dobra organizacja tych dokumentów to połowa sukcesu i podstawa do tego, by w ogóle zacząć myśleć, ile można odliczyć kupując na firmę.

Na co idą pieniądze w salonie i co można z tego odzyskać?

No dobrze, przejdźmy do konkretów. Prowadzenie salonu to studnia bez dna, jeśli chodzi o wydatki. Ale dobra wiadomość jest taka, że ogromną ich część możesz legalnie odliczyć od podatku. Zobaczmy, ile można odliczyć kupując na firmę w najważniejszych kategoriach.

Kosmetyki i cała ta reszta, która znika w oczach

To chyba najprzyjemniejsza kategoria kosztów! Każda dostawa z hurtowni to małe święto. Nowe kremy, lakiery, farby, maseczki… wszystko, co zużywasz podczas zabiegów, to Twój stuprocentowy koszt uzyskania przychodu. Zatem, jakie wydatki na profesjonalne kosmetyki można odliczyć w salonie beauty? Właściwie wszystkie, których używasz do pracy. Pamiętaj tylko, żeby oddzielić to, co używasz w zabiegach od tego, co sprzedajesz klientkom – te drugie stają się kosztem dopiero w momencie sprzedaży. Do tego dochodzą wszystkie jednorazówki: waciki, rękawiczki, podkłady, środki do dezynfekcji. Każda złotówka wydana na te rzeczy obniża Twój podatek. Wiedza o tym, ile można odliczyć kupując na firmę takie materiały, to podstawa.

Ten moment, gdy kupujesz pierwszy drogi sprzęt

Pamiętam ekscytację, kiedy kupowałam swój pierwszy laser. To była ogromna inwestycja, całe moje oszczędności. Byłam pewna, że cały ten wydatek odliczę sobie od razu i zapłacę malutki podatek. A potem księgowa powiedziała mi magiczne słowo: amortyzacja. Jeśli coś kosztuje więcej niż 10 000 zł i będziesz tego używać dłużej niż rok (a przecież będziesz!), to staje się to „środkiem trwałym”. Oznacza to, że koszt zakupu rozkładasz w czasie na raty, czyli tzw. odpisy amortyzacyjne. To trochę skomplikowane, ale da się ogarnąć. Na szczęście sprzęty poniżej tej kwoty możesz wrzucić w koszty jednorazowo. Więc ile można odliczyć kupując na firmę taki kombajn kosmetyczny? Całość, ale rozłożoną w czasie. Warto o tym pamiętać, planując tak duże zakupy. To kluczowe, abyś wiedziała, ile można odliczyć kupując na firmę drogie urządzenia.

Lokal, rachunki i wieczna walka z opłatami

Czynsz za lokal to często największy stały koszt. Na szczęście, jeśli masz umowę i faktury, cały koszt wynajmu jest kosztem firmowym. Odpowiedź na pytanie, czy można odliczyć koszt wynajmu lokalu na salon fryzjerski?, brzmi: oczywiście, że tak! To samo dotyczy rachunków za prąd, wodę, ogrzewanie, internet czy telefon firmowy. Warunek jest jeden – wszystko musi być na firmę. Jeśli pracujesz w części domu, sprawa się trochę komplikuje, bo koszty trzeba dzielić proporcjonalnie. To już wyższa szkoła jazdy, ale do zrobienia. Planując budżet, świadomość tego, ile można odliczyć kupując na firmę w obszarze nieruchomości, daje ogromny spokój.

Nauka, czyli inwestycja, która zawsze się zwraca

Nasza branża zmienia się tak szybko, że bez ciągłego dokształcania ani rusz. Na szczęście państwo to rozumie. Wszelkie kursy, szkolenia, warsztaty, targi branżowe – to wszystko możesz bez problemu wrzucić w koszty. Bo przecież nowa umiejętność to potencjalnie nowa, lepiej płatna usługa w Twoim cenniku. Odliczenia podatkowe za szkolenia dla kosmetologów są więc jak najbardziej na miejscu. Nawet kurs z marketingu czy zarządzania, bo to przecież też rozwija Twój biznes. Inwestuj w siebie bez wyrzutów sumienia i pamiętaj, ile można odliczyć kupując na firmę nową wiedzę.

Auto w firmie – wygoda, ale i pułapki

Jeśli dojeżdżasz do klientek albo jeździsz po towar, samochód jest niezbędny. Ale jego rozliczanie bywało dla mnie koszmarem. Zasada jest taka: jeśli auto służy Ci tylko i wyłącznie do celów firmowych (i prowadzisz szczegółową ewidencję przejazdów), odliczasz 100% kosztów paliwa, napraw itd. Ale bądźmy szczere, która z nas nie skoczy firmowym autem po bułki? Wtedy, przy użytku mieszanym, możesz odliczyć 75% kosztów. Jakie są limity odliczeń za samochód firmowy w branży beauty? Właśnie takie. To spora różnica. Warto poczytać więcej o tym, jak rozliczać samochód firmowy, żeby nie narobić sobie problemów. Dokładne zrozumienie zasad pokaże Ci, ile można odliczyć kupując na firmę pojazd i jego utrzymanie.

Marketing i pomoc z zewnątrz

Sama wszystkiego nie zrobisz. Dobra księgowa to skarb, podobnie jak ktoś, kto ogarnie Ci reklamę na Facebooku czy stronę internetową. Wszystkie te usługi – księgowe, prawne, marketingowe, a nawet sprzątanie salonu – to Twoje koszty. Czy reklama salonu beauty może być kosztem uzyskania przychodu? Jeszcze jak! To jeden z najważniejszych wydatków, który napędza Twój biznes. Wiedząc, ile można odliczyć kupując na firmę wsparcie specjalistów, możesz śmielej planować rozwój.

Wystrój, czyli to, co tworzy klimat

Recepcja, wygodna sofa w poczekalni, piękne lustra… to wszystko kosztuje. Jak rozliczyć zakup mebli do salonu urody na firmę? Podobnie jak ze sprzętem – jeśli pojedynczy mebel kosztuje poniżej 10 000 zł, wrzucasz go w koszty od razu. Jeśli więcej – amortyzujesz. Wszystkie drobne dekoracje, kwiaty, ramki – to też koszt, o ile masz na to fakturę. Wystrój to wizytówka Twojego salonu, więc nie oszczędzaj na nim, tylko mądrze planuj, wiedząc ile można odliczyć kupując na firmę elementy wyposażenia.

VAT – ten drugi podatek, który spędza sen z powiek

Kiedy już ogarniesz koszty, pojawia się on. Cały na biało. Podatek VAT. Na początku to czarna magia, ale w gruncie rzeczy zasada jest prosta. Jeśli jesteś „vatowcem”, do ceny swoich usług doliczasz VAT i oddajesz go do urzędu skarbowego. Ale! Od tej kwoty możesz odjąć VAT, który Ty zapłaciłaś w swoich firmowych zakupach (na fakturach). Czasem wychodzi na to, że urząd musi Ci nawet zwrócić pieniądze. Super uczucie! Wiedza o tym, ile można odliczyć kupując na firmę w kontekście VAT, to realna gotówka w kieszeni.

Więc ile można odliczyć VAT kupując sprzęt kosmetyczny na firmę? Zazwyczaj 100%, bo przecież używasz go do świadczenia opodatkowanych usług. Tak samo jest z kosmetykami, czynszem czy mediami – jeśli masz fakturę VAT, odliczasz. Przy samochodzie znowu jest ten podział na 50% (użytek mieszany) lub 100% (tylko firma). Trzeba być czujnym. Zrozumienie, ile można odliczyć kupując na firmę w kwestii VATu, jest równie ważne co przy PIT.

Jest jednak jedna rzecz, która doprowadza mnie do szału. Koszty reprezentacji. Kawa dla klientki, jakieś ciasteczka, mały upominek. Chcesz być miła, budować relację. A urząd mówi: nie. Koszty reprezentacji w salonie kosmetycznym a odliczenia VAT to smutna historia – VATu od takich wydatków odliczyć nie można. Trochę to bez sensu, ale takie jest prawo. Warto wiedzieć czego nie można odliczyć, żeby się nie zdziwić.

Chwila oddechu, czyli ulgi i sposoby na niższe podatki

Poza wrzucaniem w koszty, są jeszcze inne sposoby na lżejsze życie z podatkami. Na starcie zbawieniem jest Ulga na start, a potem Mały ZUS Plus, które pozwalają płacić niższe składki. To ogromna ulga, kiedy dopiero się rozkręcasz. Poza tym, same koszty bezpośrednio wpływają na podatek dochodowy. Podatek dochodowy a zakupy na firmę w branży beauty to prosta zależność: więcej udokumentowanych kosztów = niższy dochód do opodatkowania = niższy podatek. To właśnie dlatego tak ważne jest, byś wiedziała, ile można odliczyć kupując na firmę. Kluczowy jest też wybór formy opodatkowania. Uważaj na ryczałt – brzmi kusząco z niską stawką, ale tam prawie w ogóle nie odliczasz kosztów, co w naszej branży jest strzałem w kolano.

Na czym najczęściej się wykładamy? Moja lista wpadek (żebyś Ty ich uniknęła)

Mimo najlepszych chęci, łatwo o błąd. Oto kilka, które widziałam u siebie i koleżanek: wrzucanie w koszty prywatnych zakupów (np. sukienki na wesele koleżanki), gubienie faktur (mój koszmar!), mylenie kosztów reprezentacji ze zwykłymi kosztami, czy ignorowanie limitów przy samochodzie. Najgorsze jest jednak stanie w miejscu i nieaktualizowanie wiedzy. Przepisy się zmieniają, a niewiedza szkodzi, i to bardzo. Regularna rozmowa z księgową i sprawdzanie, czy na pewno wiesz, ile można odliczyć kupując na firmę, to mus.

Dasz radę! Kilka słów na koniec

Prowadzenie własnego salonu to rollercoaster. Są dni pełne euforii i takie, kiedy masz ochotę rzucić to wszystko i iść na etat. Ale świadome zarządzanie finansami i wiedza o tym, ile można odliczyć kupując na firmę, daje niesamowite poczucie kontroli i bezpieczeństwa. To uwalnia głowę od zmartwień i pozwala skupić się na tym, co kochamy najbardziej – na naszej pracy. Nie bój się prosić o pomoc. Dobra księgowa jest jak najlepsza przyjaciółka Twojej firmy – poprowadzi Cię przez ten gąszcz przepisów i pomoże uniknąć problemów z urzędem skarbowym. Dokumentuj wszystko, planuj wydatki i inwestuj w rozwój. Wtedy nie tylko będziesz wiedziała, ile można odliczyć kupując na firmę, ale zbudujesz biznes, który da Ci satysfakcję i finansową wolność. Trzymam za Ciebie kciuki!