Co wliczyć w koszty firmowe? Przewodnik napisany z okopów przedsiębiorcy

Pamiętam, jak zakładałem swoją pierwszą działalność. Radość mieszała się z autentycznym przerażeniem, a największy strach budziły… podatki i koszty. Ten słynny worek bez dna, czyli „koszty firmowe”, wydawał się czarną magią. Co wliczyć w koszty, żeby było dobrze, a czego unikać, żeby nie narobić sobie kłopotów z urzędem skarbowym? Przeszedłem przez to na własnej skórze i powiem Wam jedno – to nie jest takie straszne, jak to malują. Trzeba tylko zrozumieć kilka zasad.

Rozliczanie wydatków to, szczerze mówiąc, jeden z najważniejszych i najbardziej irytujących elementów prowadzenia firmy. Ale z drugiej strony, to potężne narzędzie. Dobre ogarnięcie tematu, co wliczyć w koszty, pozwala legalnie obniżyć podatek. A mniej podatku to więcej kasy w kieszeni na rozwój albo po prostu na zasłużone wakacje. Ten artykuł to nie jest sucha teoria z podręcznika, to zbiór praktycznych porad, które pomogą Ci zrozumieć, jakie wydatki realnie zmniejszą Twoje zobowiązania wobec fiskusa. To klucz do mądrej optymalizacji podatkowej firmy.

Zanim wrzucisz coś w koszty – złota zasada, której musisz się trzymać

Zanim zaczniesz zbierać każdą fakturę, musisz zrozumieć jedną, fundamentalną rzecz. Mówiąc po ludzku, kosztem firmowym jest wszystko to, co wydajesz, żeby zarobić pieniądze. Przepisy mówią o „wydatkach poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła”. To takie mądre sformułowanie, ale sprowadza się do prostego testu. Zanim wrzucisz coś w koszty, zadaj sobie pytanie: czy ten wydatek pomaga mi prowadzić firmę i generować zysk? Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, jesteś w domu. Oczywiście, wydatek musi być odpowiednio udokumentowany (o tym później) i nie może być na liście rzeczy, których państwo nie pozwala odliczać. To absolutna podstawa, żeby w ogóle zacząć myśleć o tym, co wliczyć w koszty.

Co konkretnie można wrzucić w koszty? Przegląd pola bitwy

Dobra, koniec teorii, czas na mięso. Poniżej znajdziesz listę najczęstszych wydatków, które przedsiębiorcy wrzucają w koszty. Pamiętaj jednak, że każda firma jest inna i to, co dla jednego jest oczywistym kosztem, dla innego może być fanaberią. Zawsze patrz na to przez pryzmat swojej działalności.

Biuro i codzienne funkcjonowanie – te drobne wydatki, które sumują się w tysiące

To kategoria, w której ląduje najwięcej papierów. Zaczyna się niewinnie. Długopisy, papier do drukarki, jakiś segregator. Te wszystkie drobne rzeczy, które znikają w biurze w magiczny sposób, to klasyka gatunku, jeśli chodzi o to, co wliczyć w koszty. Do tego dochodzą rachunki za prąd, internet czy telefon. Jeśli pracujesz w domu, możesz odliczyć część opłat proporcjonalnie do powierzchni, którą zajmuje Twoje domowe biuro. To super opcja, ale trzeba to dobrze policzyć.

Nie zapominaj też o usługach. Wysyłka dokumentów kurierem? Koszt. Ubezpieczenie firmy? Koszt. Obsługa księgowa z biura rachunkowego? Święty i jak najbardziej potrzebny koszt! Nawet opłaty za prowadzenie konta firmowego możesz odliczyć. Podobnie jest z oprogramowaniem – licencja na program graficzny, pakiet biurowy, antywirus – to wszystko są narzędzia Twojej pracy.

A co z lokalem? Jeśli wynajmujesz biuro, to sprawa jest prosta. Ale wiele osób pyta, co wliczyć w koszty najmu lokalu firmowego oprócz samego czynszu. Możesz też wrzucić opłaty eksploatacyjne czy podatek od nieruchomości. Podobnie, gdy zastanawiasz się, co wliczyć w koszty remontu biura – odmalowanie ścian czy drobne naprawy jak najbardziej się kwalifikują.

Sprzęt i inwestycje, czyli jak rozliczyć droższe zakupy

Kupiłeś nowy komputer za grubą kasę? Super, ale nie wrzucisz go w koszty od razu (chyba, że kosztował poniżej 10 tys. zł). Takie droższe zakupy, czyli środki trwałe, rozlicza się przez amortyzację. To brzmi skomplikowanie, ale pomyśl o tym jak o rozkładaniu kosztu drogiego laptopa na „raty” w księgowości przez kilka lat. To samo dotyczy maszyn, drogiego oprogramowania czy nawet praw autorskich. Z kolei tańszy sprzęt, do 10 tysięcy, możesz wrzucić w koszty jednorazowo. To bardzo wygodne.

Samochód w firmie – temat rzeka i źródło nieporozumień

Och, auto firmowe. Sam kiedyś myślałem, że skoro samochód jest „na firmę”, to mogę wrzucać w koszty absolutnie wszystko, łącznie z fotelikiem dla dziecka. Życie i pierwsza kontrola szybko to zweryfikowały. Dlatego warto wiedzieć, co wliczyć w koszty samochodu w firmie w 2024, żeby potem nie było płaczu. Jeśli używasz auta tylko do celów służbowych (co musisz udowodnić prowadząc tzw. kilometrówkę), możesz odliczyć 100% wydatków na paliwo, serwis, opony czy ubezpieczenie. Ale bądźmy szczerzy, mało kto tak robi.

Większość z nas używa samochodu firmowego też prywatnie. Wtedy zasada jest prosta: w koszty wrzucasz 75% wydatków eksploatacyjnych. Paliwo, myjnia, naprawy – od wszystkiego 75%. To samo dotyczy sytuacji, gdy do celów firmowych wykorzystujesz swój prywatny samochód. To ważny temat, zwłaszcza w kontekście tego, jak rozliczać auto w firmie i jego koszty.

Marketing i reklama, czyli jak pokazać się światu

Bez marketingu nie ma klientów, proste. Dlatego skarbówka raczej nie czepia się wydatków na reklamę, bo ich związek z przychodem jest oczywisty. Pytanie, co wliczyć w koszty, jest tutaj bardzo szerokie. Kampanie w internecie, pozycjonowanie, ulotki, wizytówki, a nawet gadżety z logo firmy – to wszystko są koszty. Stworzenie i utrzymanie strony internetowej, opłaty za domenę i hosting również. Udział w targach czy konferencjach branżowych? Jak najbardziej!

Ludzie w firmie – pracownicy i współpracownicy

Jeśli zatrudniasz ludzi, ich pensje i składki ZUS, które za nich płacisz, są Twoim kosztem. To samo dotyczy szkoleń, na które ich wysyłasz, czy obowiązkowych badań lekarskich i szkoleń BHP. Wszystko, co inwestujesz w swój zespół, aby pracował lepiej i wydajniej, jest kosztem uzyskania przychodu.

Koszty specyficzne dla Twojej branży – tu diabeł tkwi w szczegółach

Pewne branże mają swoje unikalne wydatki. Zawsze analizuj, co wliczyć w koszty w kontekście Twojej specyficznej działalności. Prowadząc działalność online jako freelancer, często pytacie, co wliczyć w koszty. A ja odpowiadam: prawie każdą subskrypcję, która ułatwia ci pracę! Narzędzia typu Canva, Trello, opłaty za wirtualne dyski czy programy do montażu. Do tego dochodzi sprzęt – nowy mikrofon, aparat, oświetlenie. Kursy online, które podnoszą Twoje kwalifikacje? Oczywiście, że tak.

A co w branży beauty? Myślę, że każda fryzjerka wie, jak szybko znikają farby i odżywki. To oczywisty koszt, ale zastanawiając się, co wliczyć w koszty fryzjerstwa poza tym, pamiętaj o specjalistycznym sprzęcie, który amortyzujesz, czy szkoleniach z nowych technik. Pytanie, co wliczyć w koszty salonu kosmetycznego, ma podobną odpowiedź: wszystkie zużywalne materiały, od rękawiczek po preparaty do zabiegów. A co wliczyć w koszty zakupu kosmetyków do odsprzedaży? Całą ich wartość zakupu!

VAT, czyli jak nie pogubić się w kwotach netto i brutto

To często myli początkujących. Jesteś VATowcem? Super, dla ciebie kosztem jest kwota netto z faktury. VAT naliczony po prostu odliczasz od VATu należnego. Nie jesteś VATowcem? Nie przejmuj się, po prostu wrzucasz w koszty całą kwotę z faktury, czyli brutto. Proste, a jakie ważne.

Bez papierka ani rusz, czyli jak udokumentować koszty firmowe

Możesz wiedzieć na pamięć, co wliczyć w koszty, ale bez odpowiedniego dokumentu cała ta wiedza jest nic nie warta. Brak faktury to dla urzędnika jak przyznanie się do winy. Podstawą jest faktura VAT, ale rachunek też jest w porządku. Pamiętaj o małym-wielkim przyjacielu przedsiębiorcy: paragonie z NIP-em do kwoty 450 zł. Jest traktowany jak uproszczona faktura. Zawsze sprawdzaj, czy na dokumencie są wszystkie dane – Twoje, sprzedawcy, data, nazwa usługi i kwoty. Dobrą praktyką jest dopisanie na odwrocie, czego konkretnie dotyczył wydatek. Dokumenty musisz trzymać przez 5 lat, więc załóż sobie porządny segregator albo trzymaj skany w chmurze.

Pułapki, w które łatwo wpaść – czego NIE wrzucisz w koszty

Równie ważne, jak wiedzieć, co wliczyć w koszty, jest świadomość, czego absolutnie nie można. Największa pułapka to wydatki osobiste. Nowy telewizor do domu, wakacje z rodziną czy zakupy spożywcze to nie są koszty firmy, nawet jeśli zapłacisz firmową kartą. Nie odliczysz też kar, mandatów czy odsetek za zwłokę w płaceniu podatków. Uważaj też na koszty reprezentacji – kolacja z klientem w drogiej restauracji to reprezentacja, nie koszt. Ale już kubki z logo, które mu dasz – to reklama i jak najbardziej koszt. Granica bywa cienka, ale da się ją wyczuć.

Podsumowanie, czyli nie taki diabeł straszny

Prawidłowe rozliczanie kosztów to nie jest jakaś tajemna wiedza dla wybranych. To fundament mądrego prowadzenia biznesu. Pamiętaj o złotej zasadzie: wydatek musi mieć związek z Twoim przychodem. Nie bój się tych kosztów. Traktuj je jak narzędzie, a nie jak wroga. Mądre zarządzanie tym, co wliczyć w koszty, to nie oszustwo podatkowe, to po prostu bycie dobrym gospodarzem we własnej firmie. A jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, nie zgaduj – zapytaj swoją księgową lub doradcę podatkowego. Lepiej zapytać raz za dużo, niż potem tłumaczyć się w urzędzie skarbowym. Powodzenia!