Moja droga po licencję na transport międzynarodowy – Przewodnik po polskiej dżungli przepisów

Pamiętam to jak dziś. Kilka lat temu, pełen zapału, z pierwszym leasingowanym ciągnikiem siodłowym, marzyłem o trasach po całej Europie. Szybko jednak zderzyłem się ze ścianą. Tą ścianą była biurokracja, a jej największą cegłą – licencja transport międzynarodowy. Wtedy wydawało mi się to czarną magią. Dziś, po latach doświadczeń, setkach tysięcy kilometrów i rozmowach z innymi przewoźnikami, chcę się podzielić tym, jak przez to przebrnąć bez siwych włosów. To nie jest kolejny suchy poradnik z urzędu. To zbiór rad od kogoś, kto był dokładnie w tym samym miejscu co Ty teraz.

Zrozumieć wroga: Czym tak naprawdę jest licencja wspólnotowa?

Zanim zaczniemy walkę z papierami, musimy wiedzieć, o co w ogóle gramy. Ta cała licencja transport międzynarodowy, często nazywana wspólnotową, to taki paszport dla twojej firmy. Dokument, który mówi urzędnikom w Niemczech, Francji czy Hiszpanii: „Ten gość jest w porządku, sprawdziliśmy go, może jeździć”. Bez niej możesz co najwyżej wozić towary po Polsce, a i do tego potrzebujesz osobnego papieru, jakim jest licencja na transport krajowy.

Licencja wspólnotowa otwiera bramy do całej Unii Europejskiej, a także krajów EOG (to Islandia, Liechtenstein i Norwegia) oraz Szwajcarii. To ogromny rynek i szansa na prawdziwe pieniądze. Ale jeśli myślisz o trasach na wschód, np. na Ukrainę, to sama licencja transport międzynarodowy nie wystarczy. Wtedy wchodzą w grę dodatkowe, często trudne do zdobycia zezwolenia. Skupmy się jednak na Europie.

Czy każdy bus musi mieć licencję? Zmiany po Pakiecie Mobilności

Kiedyś było prościej. Miałeś busa do 3,5 tony DMC i śmigałeś po Europie bez licencji. Te złote czasy skończyły się w maju 2022 roku. Pakiet Mobilności namieszał i teraz nawet jeśli robisz zarobkowy transport międzynarodowy busami o DMC od 2,5 do 3,5 tony, to licencja na transport międzynarodowy do 3.5 tony jest obowiązkowa. To był szok dla wielu małych firm. Nagle musiały spełnić te same wymogi co duże firmy z flotą tirów. Jedyny wyjątek to transport na własne potrzeby, czyli jak wieziesz swoje własne rzeczy, a nie świadczysz usługi dla kogoś.

Kto rozdaje te karty?

W Polsce jest tylko jedno miejsce, gdzie można dostać ten upragniony dokument. To Główny Inspektorat Transportu Drogowego, czyli słynny GITD. To do nich będziesz pisał, dzwonił i wysyłał wszystkie papiery.

Mur do przebicia, czyli co musisz mieć, żeby w ogóle zacząć

No dobrze, wiesz już co to jest licencja transport międzynarodowy. Teraz najgorsze – wymogi. To jest moment, w którym wielu odpada. Ale spokojnie, da się to ogarnąć.

Pokaż, że masz pieniądze – Zdolność finansowa

Urząd chce mieć pewność, że nie zbankrutujesz po pierwszej awarii. Musisz udowodnić, że masz kasę na prowadzenie biznesu. Te kwoty są sztywne: 9000 euro na pierwszy pojazd i 5000 euro na każdy następny. Pamiętam, jak jeden znajomy poległ na tym etapie, bo jego gwarancja bankowa była źle sformułowana i urząd ją odrzucił. Stracił miesiąc na poprawki. Najlepiej mieć po prostu roczne sprawozdanie finansowe z opinią biegłego rewidenta albo gwarancję ubezpieczeniową. To najpewniejsze opcje. To kluczowy warunek aby dostać licencja transport międzynarodowy.

Niektórzy próbują kombinować z wyciągami z konta ale urzędnicy w GITD potrafią być bardzo drobiazgowi.

Dobra reputacja, czyli nie jesteś bandytą

To brzmi poważnie i takie jest. Ty, jako właściciel, i osoba, która będzie zarządzać transportem, musicie być czyści. Żadnych wyroków za poważne przestępstwa, zwłaszcza te gospodarcze, skarbowe czy drogowe. Będą was prześwietlać w Krajowym Rejestrze Karnym. Każde poważne naruszenie przepisów transportowych w przeszłości może być problemem. Dobra reputacja to podstawa, bez niej licencja transport międzynarodowy pozostanie w sferze marzeń.

Święty Graal przewoźnika: Certyfikat Kompetencji Zawodowych (CKZ)

To jest absolutna konieczność. Ktoś w twojej firmie – ty albo zatrudniony menedżer – musi mieć Certyfikat Kompetencji Zawodowych. To dokument bez którego ani rusz. Zdobywa się go, zdając państwowy egzamin w Instytucie Transportu Samochodowego. Egzamin nie jest prosty, serio. Obejmuje wszystko: od prawa cywilnego i handlowego, przez normy techniczne, po czas pracy kierowców. Wiele osób zapisuje się na kursy przygotowawcze i to jest dobry pomysł. Sam egzamin to stres i masa wiedzy do wkucia. Szkolenie na licencję transport międzynarodowy często skupia się właśnie na przygotowaniu do CKZ. Posiadanie tego certyfikatu to dowód, że wiesz jak prowadzić ten biznes legalnie.

Siedziba z prawdziwego zdarzenia

Wirtualne biuro nie przejdzie. Musisz mieć prawdziwą siedzibę, gdzie trzymasz dokumenty, akta pracowników, tachografy. Urzędnik musi mieć gdzie przyjść na kontrolę. To musi być adres wpisany do CEIDG lub KRS.

Papierkowa robota, czyli jak przebrnąć przez wniosek do GITD

OK, masz już wszystko co potrzebne? Teraz czas na walkę z formularzami. To chyba najgorszy etap. Jedna pomyłka i cała procedura się wydłuża.

Oto co musisz zebrać, zanim w ogóle pomyślisz o wysłaniu wniosku o licencja transport międzynarodowy:

• Wniosek – znajdziesz go na stronie GITD. Wypełnij go DRUKOWANYMI LITERAMI, serio, potrafią się przyczepić do charakteru pisma.
• Dowód na zdolność finansową – czyli ta gwarancja bankowa, ubezpieczeniowa albo sprawozdanie.
• Kopia Certyfikatu Kompetencji Zawodowych.
• Zaświadczenia o niekaralności – świeżutkie, nie starsze niż 3 miesiące.
• Odpis z KRS albo wydruk z CEIDG.
• Dowód, że zapłaciłeś za licencję i za każdy wypis. Bez tego nawet nie spojrzą na papiery.
• Lista twoich samochodów z numerami rejestracyjnymi i VIN. Każdy samochód dostanie swój własny wypis z licencji. Musisz go mieć w kabinie.
• Oświadczenie o posiadaniu bazy eksploatacyjnej.

Całą tę stertę papierów zanosisz osobiście do GITD albo wysyłasz pocztą, najlepiej poleconym z potwierdzeniem odbioru. Potem czekasz. Oficjalnie mają na to 30 dni, ale jeśli coś będzie nie tak, dostaniesz wezwanie do uzupełnienia braków i czas leci od nowa. To potrafi być frustrujące. Wiele osób zastanawia się, jak uzyskać licencję na międzynarodowy transport drogowy bez nerwów – odpowiedź brzmi: przygotować dokumenty perfekcyjnie za pierwszym razem.

Ile to wszystko kosztuje? Przygotuj portfel

Wiele osób pyta, ile kosztuje licencja na transport międzynarodowy? To nie jest tania zabawa, zwłaszcza na starcie, kiedy zakładasz swoją firmę transportową. Sama licencja transport międzynarodowy na 5 lat to koszt około 4000 zł, a na 10 lat – 8000 zł. Do tego dochodzi opłata za każdy wypis dla każdego pojazdu – to kolejne 440 zł (na 5 lat) albo 880 zł (na 10 lat) od sztuki. A to dopiero opłaty urzędowe. Dolicz do tego koszt egzaminu na CKZ (około 800 zł) i ewentualnego kursu (nawet kilka tysięcy złotych). No i zabezpieczenie finansowe, które też kosztuje. Łączne koszty założenia firmy transportowej mogą być spore.

Nie ciesz się za wcześnie – o licencję trzeba dbać

Zdobyłeś licencję? Super! Ale to nie koniec. Teraz musisz jej pilnować jak oka w głowie.

Licencja wygasa po 5 lub 10 latach. Wniosek o jej odnowienie musisz złożyć co najmniej miesiąc przed końcem terminu, żeby nie mieć przestoju. Procedura jest praktycznie taka sama jak za pierwszym razem, znowu musisz pokazać wszystkie papiery. Każda zmiana danych firmy, adresu, czy osoby zarządzającej transportem, musi być zgłoszona do GITD. Dodajesz nowe auto do floty? Musisz wystąpić o nowy wypis. Za wszystko są drobne opłaty.

A teraz najgorsze. Możesz stracić licencję. Wystarczy, że stracisz dobrą reputację (np. przez poważne naruszenia przepisów), przestaniesz spełniać wymóg zdolności finansowej, albo w firmie nie będzie nikogo z CKZ. Cofnięcie licencji to praktycznie koniec firmy. A kara za brak licencji transport międzynarodowy w trakcie kontroli na drodze to dramat. Mówimy tu o kwotach rzędu 12 000 zł. Nie warto ryzykować. Każdy pojazd musi mieć wypis, a w firmie musi być ważna licencja transport międzynarodowy.

Krótkie piłki – odpowiedzi na wasze najczęstsze pytania

Jak uzyskać licencję na międzynarodowy transport drogowy?

W skrócie: musisz mieć kasę (zdolność finansowa), czystą kartotekę (dobra reputacja) i kogoś z Certyfikatem Kompetencji Zawodowych. Potem zbierasz wszystkie wymagane dokumenty, składasz wniosek do GITD i czekasz na decyzję. To jest cały proces aby uzyskać licencja transport międzynarodowy.

Czy licencja na transport międzynarodowy do 3.5 tony jest wymagana?

Tak, od maja 2022 roku jest wymagana dla każdego, kto zarobkowo wozi towary pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony w transporcie międzynarodowym. Bez dwóch zdań, potrzebna jest licencja transport międzynarodowy.

Ile kosztuje licencja na transport międzynarodowy?

Same opłaty urzędowe to kilka tysięcy złotych (4000 zł na 5 lat lub 8000 zł na 10 lat za samą licencję) plus opłaty za każdy pojazd. Do tego dochodzą koszty pośrednie, jak kurs na CKZ czy uzyskanie gwarancji finansowej.

Kto wydaje licencje na transport międzynarodowy w Polsce?

Tylko i wyłącznie Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) z siedzibą w Warszawie. Nikt inny nie może wydać licencja transport międzynarodowy.

Jaka jest kara za brak licencji transport międzynarodowy?

Bardzo wysoka. Może to być nawet 12 000 złotych mandatu nałożonego podczas jednej kontroli. To może położyć nawet stabilną firmę.

Na jak długo wydawana jest licencja transport międzynarodowy?

Możesz wnioskować o licencję na okres do 5 lat albo do 10 lat. Po tym czasie musisz ją odnowić, przechodząc całą procedurę od nowa. Pamiętaj, licencja transport międzynarodowy to nie jest dokument na zawsze.