Chcesz założyć firmę w Polsce? Moja historia i przewodnik krok po kroku

Pamiętam ten dzień, jakby to było wczoraj. Siedziałem z kubkiem kawy, która zdążyła już wystygnąć, a w głowie kołatała mi się jedna myśl: „A może by tak na swoim?”. Ekscytacja mieszała się z panicznym strachem. Jak założyć działalność gospodarczą? Czy ja w ogóle dam radę? Skąd wziąć na to wszystko pieniądze i jak nie utonąć w papierach? Jeśli masz teraz podobny mętlik w głowie, to dobrze trafiłeś. Przeszedłem tę drogę, popełniłem kilka błędów po drodze i chcę Ci pokazać, że choć bywa pod górkę, to założenie własnej firmy w Polsce nie jest czarną magią. To nie będzie sucha instrukcja. To zbiór moich doświadczeń, które, mam nadzieję, pomogą Ci uniknąć kilku pułapek.

Zanim przejdziemy dalej, chcę Ci powiedzieć jedno: dasz radę. Pokażę Ci, jak założyć działalność gospodarczą, nawet jeśli jesteś kompletnie zielony w temacie.

Zanim skoczysz na głęboką wodę

Czy na pewno jesteś na to gotowy?

Zanim zaczniesz wypełniać jakiekolwiek wnioski, usiądź i pogadaj sam ze sobą. Serio. Bycie przedsiębiorcą to nie tylko wolność i praca z hamaka na Bali. To też stres, niepewność i praca po godzinach, zwłaszcza na początku. Masz pomysł? Super. A czy masz determinację, żeby go pchać do przodu, nawet jak pierwsze faktury nie spłyną na czas? To ważniejsze niż idealny biznesplan, uwierz mi.

Własna firma – dlaczego to w ogóle kusi?

Dla mnie to była chęć robienia czegoś po swojemu. Koniec z szefem nad głową i głupimi poleceniami. Ta autonomia jest bezcenna. Do tego dochodzi potencjał – zarabiasz tyle, ile wypracujesz. To potężna motywacja. Możliwość zbudowania czegoś od zera, własnej marki, to uczucie, którego nie da się porównać z niczym innym. No i to pytanie, jak założyć działalność gospodarczą, przestaje być straszne, a staje się ekscytującym wyzwaniem.

Fundamenty Twojego biznesu, czyli o czym musisz pomyśleć na starcie

Wybór ubranka dla firmy: forma prawna

To jedna z pierwszych i ważniejszych decyzji. Od niej zależy, ile będziesz miał papierologii i jak będziesz odpowiadał za ewentualne długi.

Większość ludzi na start wybiera jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). I słusznie. Zakłada się to mega prosto, często przez internet, a koszty na początku są niskie. Właśnie to jest najlepsza odpowiedź na pytanie, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą – szybko i bezboleśnie. Minus? Odpowiadasz za firmę całym swoim majątkiem. Ale na początku, kiedy ryzyko jest mniejsze, to zazwyczaj najlepsza opcja.

Jeśli startujesz z kimś, możecie pomyśleć o spółce cywilnej. To w zasadzie umowa między wami, że działacie razem. Proste, ale tu też odpowiadacie majątkiem prywatnym, i to solidarnie. Spółka z o.o. to już wyższa szkoła jazdy – chroni wasz prywatny majątek, ale wymaga więcej kasy na start i pełnej księgowości. To opcja na później, gdy biznes się rozkręci.

Te tajemnicze kody PKD

Wybór kodów PKD to był dla mnie jakiś koszmar. Serio, czułem się jakbym wypełniał test z czegoś, o czym nie mam pojęcia. Przeglądałem tę listę bez końca, zastanawiając się, czy „działalność twórcza” to to samo co „usługi artystyczne”. Dobra rada ode mnie: wybierz jeden główny kod, który najlepiej pasuje do tego, co będziesz robić, a potem dopisz kilka na zapas. Zawsze można je później dodać lub zmienić, więc bez paniki. Zastanawianie się, jakie PKD wybrać dla działalności gospodarczej, jest ważne, ale nie pozwól, żeby cię to sparaliżowało na samym początku.

Podatki, czyli jak nie oddać państwu za dużo

Kolejna zagwozdka. Wybór formy opodatkowania ma ogromny wpływ na to, ile kasy zostanie ci w kieszeni. Są trzy główne opcje:

1. Skala podatkowa (zasady ogólne) – Płacisz 12% podatku do pewnego progu dochodu, potem 32%. Dobre, jeśli masz sporo kosztów, bo możesz je odliczać. Możesz też rozliczyć się z małżonkiem.
2. Podatek liniowy – Zawsze 19%, niezależnie od dochodu. Opłaca się, jak zarabiasz naprawdę dobrze i wpadasz w ten wyższy próg 32% na skali. Ale tracisz większość ulg.
3. Ryczałt ewidencjonowany – Płacisz podatek od przychodu, nie od dochodu. Nie interesują cię koszty. Stawki są różne, zależą od tego, co robisz (np. 8,5% dla usług, 15% dla IT). Często najprostsza i najkorzystniejsza opcja dla usług i freelancerów. Warto to przemyśleć, bo dobre formy opodatkowania działalności gospodarczej to klucz do rentowności.

A co z VATem? Na start najprawdopodobniej nie musisz być VATowcem (jest limit przychodów 200 000 zł rocznie). Czasem jednak opłaca się być nim dobrowolnie, zwłaszcza jeśli twoi klienci to firmy i sam masz duże zakupy na firmę. Wtedy możesz odliczać VAT. To trzeba sobie przekalkulować.

Ten jeden wniosek, który wszystko zmienia: Rejestracja firmy online

Kiedyś to była masakra, latanie po urzędach. Dziś to, jak założyć działalność gospodarczą przez internet, jest bajecznie proste. Wszystko załatwiasz na stronie biznes.gov.pl. To naprawdę działa.

Najpierw musisz mieć Profil Zaufany. To taki twój darmowy podpis elektroniczny. Zakłada się go w moment przez bankowość internetową. Mając go, logujesz się na biznes.gov.pl i wypełniasz wniosek CEIDG-1. To jeden formularz, który załatwia wszystko – zgłasza cię do urzędu skarbowego, GUS-u (dostaniesz REGON) i ZUS-u. Wpisujesz swoje dane, nazwę firmy, adres, wybrane kody PKD i formę opodatkowania. Klikasz „wyślij” i… gotowe. Serio. W ciągu jednego dnia, czasem nawet szybciej, twoja firma oficjalnie istnieje. Pamiętam to uczucie, kiedy dostałem maila z potwierdzeniem. To był moment, kiedy naprawdę poczułem, że to się dzieje, że to się naprawdę dzieje. A jakie dokumenty potrzebne do założenia działalności gospodarczej? W zasadzie tylko dowód osobisty i chwila skupienia przy komputerze.

Jeśli jesteś tradycjonalistą, możesz iść do urzędu miasta/gminy i zrobić to samo z urzędnikiem. Ale po co, skoro można to ogarnąć z domu, w kapciach? To jak założyć działalność gospodarczą bez wychodzenia z domu, w XXI wieku.

ZUS, czyli nie taki diabeł straszny. Ulgi na start dla odważnych

Ach, ten ZUS. Temat, który spędza sen z powiek każdemu, kto myśli, jak założyć działalność gospodarczą. Ale słuchaj, na start jest naprawdę dobrze. Państwo daje kilka prezentów. Pierwszy to Ulga na Start. Przez pełne 6 miesięcy płacisz tylko składkę zdrowotną (która i tak jest niemała, ale zawsze). Zero składek społecznych. To ogromna pomoc, kiedy każda złotówka się liczy. Po prostu musisz to zaznaczyć we wniosku CEIDG. Ta ulga na start dla działalności gospodarczej to prawdziwe błogosławieństwo.

Po tych 6 miesiącach nie wpadasz od razu na pełny ZUS. Przez kolejne 24 miesiące płacisz tzw. mały ZUS, czyli obniżone składki. Dopiero po łącznie 2,5 roku wchodzisz na normalne, pełne składki. Jest jeszcze Mały ZUS Plus, dla tych z niższymi dochodami, ale to już temat na później. Najważniejsze jest to, że na początku masz taryfę ulgową. Pamiętaj tylko, że w ciągu 7 dni od startu firmy musisz się formalnie zgłosić do ubezpieczeń w ZUS na druku ZUS ZUA (lub ZZA, jeśli pracujesz też na etacie). Często wniosek CEIDG robi to za ciebie, ale warto się upewnić.

Pieniądze, finanse i inne formalności – jak to ogarnąć?

Konto w banku i kasa fiskalna

Niby możesz używać prywatnego konta, ale nie rób tego. Załóż osobne konto firmowe. To kosztuje grosze, a oszczędzi ci masę nerwów przy rozliczeniach. Będziesz miał czarno na białym, co jest firmowe, a co prywatne. To po prostu higiena prowadzenia biznesu. Kasa fiskalna? Spokojnie, większość usługodawców i freelancerów jej nie potrzebuje, zwłaszcza na początku. Obowiązek pojawia się przy sprzedaży dla osób fizycznych po przekroczeniu pewnego limitu obrotów. Sprawdź, jak jest w twojej branży, ale nie panikuj na zapas.

Skąd wziąć kasę na start?

Wiele osób pyta, ile kosztuje założenie działalności gospodarczej. Sama rejestracja jest darmowa. Koszty to ZUS, księgowość, ewentualny sprzęt. Jeśli potrzebujesz zastrzyku gotówki, są opcje. Możesz starać się o dotacje na rozpoczęcie działalności, np. z urzędu pracy (jeśli jesteś bezrobotny). To fajna opcja, bo kasa jest bezzwrotna, ale wiąże się z biurokracją i napisaniem dobrego biznesplanu. Są też kredyty dla firm, ale z tym ostrożnie na początku.

Firma zarejestrowana. I co dalej? Twoje pierwsze obowiązki

Założenie firmy to jedno, ale potem trzeba ją prowadzić. Najważniejsza jest księgowość. Możesz próbować sam, są do tego proste programy online. Ale jeśli cyferki cię przerażają, zleć to biuru rachunkowemu. To koszt, ale też spokój ducha, że wszystko jest policzone dobrze i na czas. Musisz pamiętać o comiesięcznym płaceniu zaliczek na podatek dochodowy i składaniu deklaracji VAT (jeśli jesteś VATowcem), no i oczywiście o ZUSie. Poza tym, jeśli przetwarzasz dane klientów, musisz pamiętać o RODO. To w zasadzie tyle z tych stałych, najważniejszych obowiązków.

Kilka słów do freelancerów, bezrobotnych i tych, co pracują z domu

Jeśli jesteś freelancerem, jednoosobowa działalność i ryczałt to często strzał w dziesiątkę. To idealne rozwiązanie, jak założyć działalność gospodarczą dla freelancera – prosto i tanio. Dla osób bezrobotnych, wspomniana dotacja z urzędu pracy to świetna szansa. A jak założyć działalność gospodarczą w domu? Nic prostszego, po prostu podajesz swój adres domowy jako adres firmy. Upewnij się tylko, że regulamin spółdzielni czy wspólnoty nie ma nic przeciwko, zwłaszcza jeśli będziesz przyjmować klientów.

Warto też śledzić zmiany, zwłaszcza jeśli zastanawiasz się, jak założyć działalność gospodarczą w 2024 roku. Przepisy podatkowe lubią się zmieniać, więc dobrze jest trzymać rękę na pulsie.

Twoja droga dopiero się zaczyna

Mam nadzieję, że ten trochę osobisty przewodnik odczarował dla Ciebie proces zakładania firmy. Najważniejsze, co musisz zapamiętać, to: wybierz mądrze formę prawną i podatki, zarejestruj się online przez CEIDG, a potem korzystaj z ulg w ZUS-ie. Nie bój się prosić o pomoc – w biurze rachunkowym czy u bardziej doświadczonych znajomych. Nikt nie jest alfą i omegą od samego początku.

Teraz, kiedy już wiesz, jak założyć działalność gospodarczą, najtrudniejszy krok przed Tobą – zacząć. Ale pamiętaj, każdy wielki biznes, który podziwiasz, też kiedyś zaczynał od tego pierwszego, niepewnego kroku. Powodzenia!